Bab 6 Dasar-dasar Intelegensi Bisnis : Basis Data dan Manajemen Informasi

Mengorganisasikan Data Dalam Lingkungan File Tradisional
Sebuah sistem informasi yang efektif menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan bagi para penggunanya. Informasi yang akurat tidak memiliki kesalahan. Informasi yang tepat waktu dapat dipakai oleh pembuat keputusan ketika dibutuhkan. Informasi yang relevan artinya informasi itu sangat berguna dan tepat untuk jenis pekerjaan dan keputusan yang membutuhkannya.
Sistem komputer mengorganisasikan data ke dalam sebuah hierarki yang dimulai dengan bit dan byte, menuju field, record, dan basis data. Pengelompokan karakter menjadi sebuah kata, kumpulan kata atau bilangan lengkap dinamakan field. Sekumpulan field yang saling berhubungan, berkumpul menjadi sebuah record. Sekumpulan record yang jenisnya sama dinamakan file. Sekelompok file yang berhubungan membentuk basis data.
Pada banyak organisasi, file data dan sistem cenderung bertumbuh secara mandiri tanpa rencana menyeluruh untuk perusahaan.
Redundansi data adalah adanya duplikasi data dalam beberapa file data sehingga data yang sama disimpan di dalam lebih dari satu lokasi. Redundansi data terjadi ketika kelompok yang berberda dalam organisasi mendapatkan data yang sama secara independen dan menyimpannya secara independen juga. Ketergantungan program data (program data dependency) mengacu pada pansangan data yang tersimpan dalam file dan program tertentu yang dibutuhkan untuk memperbarui dan memelihara file tersebut sehingga perubahan dalam programnya membutuhkan perubahan dalam datanya.
Sistem file tradisional dapat mengirim laporan terjadwal rutin setelah dilakukan pemrograman yang ekstensif, tapi tidak dapat mengirim laporan khusus atau merespons kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi secara tepat waktu. Karena kendali terhadap data dan pengelolaannya kurang, akses kepada dan penyebaran dari informasi mungkin tidak dapat dilakukan.
Karena potongan-potongan informasi di dalam bagian yang berbeda dari organisasi tidak dapat dihubungkan satu dengan yang lainnya, maka mustahil informasi tersebut dapat dibagikan atau diakses secara tepat waktu.

Pendekatan Basis Data Terhadap Pengelolaan Data
Basis data (database) adalah sekumpulan data organisasi untuk melayani banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redundansi data. Sistem manajemen berbasis data (database management system-DBMS) adalah peranti lunak yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program aplikasi. DBMS memperkecil redundansi dan inkonsistensi data dengan meminimalisasi file-file terpisah yang berisi data yang sama. Jenis DBMS yang paling populer dewasa ini untuk PC juga untuk komputer yang lebih besar dan mainframe adalah DBMS relasional. Sebuah DBMS hierarkis memodelkan hubungan satu ke banyak, sementara DBMS jaringan memodelkan hubungan banyak ke banyak. Sebuah DBMS berorientasi objek (object oriented DBMS) menyimpan data dan prosedur yang menganggap data tersebut sebagai objek yang secara otomatis dapat diambil kembali dan dibagikan.
Menggunakan Basis Data untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis dan Proses Pengambilan Keputusan
Perusahaan menggunakan basis data untuk melacak transaksi dasar, seperti membayar pemasok, memproses pesanan, melacak pelanggan, dan membayar gaji karyawan. Tapi perusahaan juga membutuhkan basis data untuk menyediakan informasi yang akan membantu perusahaan menjalankan bisnis dengan lebih efisien, dan membantu manajer dan karyawan membutat keputusan lebih baik.
Gudang data (data warehouse) adalah basis data yang menyimpan data yang sekarang dan terdahulu yang mungkin dimintai oleh para pembuat keputusan di seluruh perusahaan. Data mark adalah subset dari gudang data yang di dalamnya terdapat ringkasan atau porsi data perusahaan yang sangat terfokus, ditempatkan dalam basis data terpisah untuk suatu populasi atau pengguna tertentu. Perangkat-perangkat untuk menggabungkan, menganalisis dan menyediakan akses untuk data yang luas untuk membantu pengguna mengambil keputusan bisnis yang lebih baik sering disebut sebagai inteligensi bisnis (business intlligence).

Mengelola Sumber Data
Kebijakan informasi (information policy) menentukan aturan-aturan organisasi dalam hal pembagian, penyebaran, perolehan, standardisasi, klasifikasi, dan penyimpanan dari informasi. Administrasi data (data administration) bertanggung jawab atas kebijakan dan prosedur yang mengatur data sebagai sumber daya organisasi. Basis data dan kebijakan informasi yang dirancang dengan baik akan berlanjut pada jaminan bahwa perusahaan akan memiliki informasi yang dibutuhkannya. Analisis kualitas data sering dimulai dengan audit kualitas data (data quality audit) yang merupakan survei terstruktur atas akurasi dan tingkat kelengkapan dari data dalam sebuah sistem informasi.
Pembersihan dataa (data cleansing atau data scrubbing) adalah kegiatan mendeteksi dan mengoreksi data dalam basis data yang tidak benar, tidak lengkap, formatnya tidak tepat, atau berlebihan. Pembersihan data tidak hanya mengoreksi kesalahan, tetapi juga menekankan antara sekumpulan data yang berbeda yang berasal dari sistem informasi yang terpisah.