Bab 11 Mengelola Pengetahuan

Bidang manajemen pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan telah menjadi salah satu bidang yang paling cepat berkembang dalam investasi peranti lunak perusahaan dan pemerintahan. Untuk mengubah data menjadi informasi, perusahaan harus memanfaatkan sumber daya yang ada utnuk menyusun data ke dalam kategori-kategori yang mudah digunakan. Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan, perusahaan harus memanfaatkan lebih banyak lagi sumber daya untuk menemukan pola, aturan, dan konteks di mana pengetahuan tersebut berguna. Kebijaksanaan adalah pemikiran perorangan atau kelompok dalam menerapkan pengetahuan untuk memecahkan suatu masalah. Pengetahuan dapat tersimpan dalam e-mail, voice mail, gambar dan dokumen tak berstruktur atau terstruktur.

Melalui sekumpulan data kegiatan terencana dengan pengukuran yang teliti, percobaan, dan masukan dari pelanggan maupun lingkungan sekitar, organisasi mendapatkan pengalaman. Manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan dan menerapkan pengetahuan.

Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung pada jenis pengetahuan yang dicarinya. Mencoba membangun pusat data yang berisi dokumen, laporan, presentasi, dan praktik-praktik terbaik. Sistem ini kemudian dikembangkan untuk menyertakan dokumen yang tidak terstruktur, seperti e-mail.

Sistem manajemen pengetahuan perusahaan adalah sistem serba guna yang digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan pengetahuan dan muatan digital.

Sistem kerja pengetahuan adalah sistem yang dikembangkan khusus untuk para teknisi, ilmuan dan para pekerja di bidang pengetahuan lainnya yang bertugas memperoses dan menciptakan pengetahuan baru bagi perusahaan mereka.

Sistem Manajemen Pengetahuan Keseluruhan Perusahaan

Kadangkala manajer memerlukan informasi berbentuk dokumen yang tidak benar-benar terstruktur, seperti e-mail, voice mail, rekaman percakapan di chat room, video, gambar digital, brosur atau buletin. Sistem jaringan pengetahuan memiliki fungsi sebagai penghubung antara pasokan dan permintaan pengetahuan. Sistem jaringan pengetahuan memberikan direktori online mengenai para pakar bidang-bidang tertentu di perusahaan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan dalam mencari pakar yang tepat.

Sistem pengetahuan terstruktur melakukan fungsi implementasi penandaan dokumen, antarmuka dengan basis data perusahaan di mana dokumen disimpan, dan membuat portal perusahaan yang dapat digunakan oleh karyawan yang memerlukan pengetahuan perusahaan. Informasi yang semiterstruktur adalah seluruh informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapat dalam dokumen atau laporan formal.

Taksonomi adalah skema untuk mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan sedemikian rupa hingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses. Sebuah perusahaan bisnis dapat mengakses informasi lebih mudah jika perusahaan tersebut merancang taksonominya sendiri untuk mengklasifikasikan informasi menjadi kategori-kategori. Sistem jaringan pengetahuan menyediakan suatu direktori online mengenai keberadaan pakar dalam bidang pengetahuan tertentu dan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat.

Vendor sistem manajemen pengetahuan komersial besar telah mengintegrasikan isi dan kemampuan manajemen dokumennya dengan portal dan teknologi kolaborasi yang canggih. Portal pengetahuan perusahaan dapat memberikan akses pada informasi sumber daya eksternal, seperti umpanan berita dan riset, chat/pesan instan, diskusi kelompok, dan konferensi video.

Sistem Kerja Pengetahuan

Pekerja pengetahuan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi organisasi dan untuk manajer yang bekerja dalam organisasi. :

Ø Menjaga aliran pengetahuan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan perusahaan dalam teknologi, sains, pemikiran sosial dan seni.

Ø Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuan khusus mereka, berbagai perubahan yang terjadi dan kesempatan yang muncul.

Ø Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis dan mendukung proyek, proyek perubahan.

Kebanyakan pekerja pengetahuan mengandalkan sistem perkantoran, seperti pengolah kata, voice mail, e-mail, konferensi video, dan sistem penjadwalan yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas di kantor.

Teknik Cerdas

Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi untuk ”menangkap” pengetahuan perorangan dan pengetahuan kolektif, serta mengembangkan pengetahuan tersebut. Sistem-sistem ahli, penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy digunakan untuk menangkap pengetahuan yang tersembunyi.

Logika fuzzy adalah teknologi berbasis aturan yang dapat merepresentasikan ketidakpresisian seperti yang telah disebutkan, dengan menciptkan aturan yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang mendekati. Organisasi dapat menggunakan fuzzy untuk menciptakan sistem peranti lunak yang menangkap pengetahuan tersirat yang mengandung ambiguitas linguistik. Jaringan saraf tiruan digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang kompleks dan sulit dipahami, di mana sejumlah besar data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan. Jaringan saraf tiruan mencari pola dan hubungan dalam data yang sangat besar yang terlalu rumit dan sulit untuk dianalisis manusia.

Algoritme genetik berguna untuk mendapatkan solusi optimal untuk masalah spesifik dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Teknik pemecahan masalah dengan algoritme ini secara konsep berbasis pada metode bagaimana organisme hidup beradaptasi dengan lingkungannya.

Teknologi agen inteligen dapat membantu para pebisnis menjelajahi data yang besar untuk menemukan dan mengambil tindakan informasi yang dianggap penting. Agen inteligen adalah program peranti lunak yang bekerja di latar belakang tanpa intervensi manusia secara langsung untuk menjalankan tugas-tugas yang spesifik, berulang dan dapat diprediksi.